Yrityksen hallinnolliset tehtävät pitävät sisällään monia tehtäviä, jotka toistuvat päivästä tai viikosta toiseen. Säännöllisesti toistuvat tehtävät kuluttavat tekijöidensä arvokasta työaikaa ja näin ollen yrityksen resursseja. Nykypäivän teknologiset ratkaisut tarjoavat kuitenkin paljon tehokkaita ratkaisuja näiden tehtävien automatisointiin. Automaatioiden avulla yritys pystyy vapauttamaan resursseja tärkeämpään, tuottavampaan työhön.
Automatisoinnin hyödyt
Yrityksen arjessa toistuvat tehtävät vievät harmittavan paljon aikaa ja ne voivat myös altistaa helpommin inhimillisille virheille, kun tekemiseen ei enää keskitytä täysillä. Liiketoiminnassa toistuvat tehtävät voivat käsittää kaiken taloushallinnon ja asiakaspalvelun tehtävistä aina varastonhallintaan ja markkinointikampanjoiden seurantaan. Automatisointi voi tuoda monia etuja, kuten:
- Tehokkuus: Automaatio suorittaa tehtävät monesti nopeammin ja tehokkaammin kuin ihminen.
- Vähentää virheitä: Automaatio vähentää inhimillisten virheiden riskiä.
- Parantaa tuottavuutta: Vapautetut resurssit voidaan suunnata tuottavampiin tehtäviin.
- Skaalautuvuus: Automatisoidut prosessit skaalautuvat helposti yrityksen kasvaessa, ilman tarvetta lisätä manuaalista työtä.
- Raportointi ja analysointi: Automaatioilla voidaan kerätä ja analysoida dataa liiketoiminnasta, joka on arvokasta pääomaa päätöksenteossa.
Automaatiot apuna liiketoiminnan eri osa-alueilla
- Sähköpostimarkkinointi: Automaattisten sähköpostimarkkinointijärjestelmien, kuten Active Campaign ja MailChimp avulla voit hallita koko asiakasrekisteriäsi, kerätä uusia asiakkaita, luoda ja ajastaa markkinointiviestejä ja uutiskirjeitä, seurata kampanjoiden suorituskykyä ja personoida viestejä.
- Sosiaalisen median julkaisut: Tee some -päivitykset etukäteen ja ajasta julkaisujen ajankohdat. Facebook ja Instagram -julkaisuihin voit käyttää Metan omaa Business Suitea. Lisäksi maksullisista löytyy esim. Postify.app.
- Taloushallinto: Kirjanpito-ohjelmilla yritys voi automatisoida kaiken laskutuksesta, kulujen seurantaan ja talousraportointiin. Kirjanpito-ohjelmia on lukematon määrä, mutta itselleni tutuimpia ovat Netvisor ja Lemonsoft.
- Henkilöstöhallinta: Henkilöstöhallinnon ohjelmilla voidaan automatisoida mm. palkanlaskennan, työajanseurannan, työntekijöiden aikataulutuksen, lomien hallinnan sekä rekrytoinnin.
- Asiakkuudenhallinta: CRM-järjestelmillä (Customer Relationship Management) voidaan automatisoida myyntiprosesseja, asiakastietojen käsittelyä, analyysien luomista ja myynnin seurantaa.
- Asiakaspalvelu: Chatbotit ja automaattiset vastausjärjestelmät voivat käsitellä yleisimpiä asiakaskysymyksiä ja ohjata tarvittaessa asiakkaan oikean henkilön puoleen.
- Varastonhallinta: Varastonhallintajärjestelmillä voidaan automatisoida tilausten käsittelyn, varaston seurannan ja toimitusketjun hallinnan.
Yhteenveto
Toistuvien tehtävien automatisointi liiketoiminnassa parantaa yrityksen suorituskykyä sekä kannattavuutta. Yritystä eniten hyödyttävät ohjelmat riippuvat liiketoiminnan tarpeista sekä käytettävissä olevista resursseista. Hyvällä suunnittelulla ja oikean ohjelman valinnalla yritys voi saada merkittävää etua automatisoinnista. Automaatioiden avulla yritys voi vapauttaa resursseja tuottavampaan työhön ja keskittyä ydinliiketoimintaansa. Automatisointi on yritykselle investointi tulevaisuuteen, se tuo mukanaan monia välittömiä ja pitkän aikavälin hyötyjä, jotka auttavat yritystä menestymään dynaamisessa liiketoimintaympäristössä.