Yrityksen hallinnollisten tehtävien ulkoistaminen herättää ymmärretävästi paljon kysymyksiä. Uskallanko luottaa ulkopuoliseen tekijään? Miten minun pitäisi edetä toimeksiannon suhteen? Kuinka nopeasti saan apua? Entä jos en ole tyytyväinen? Kuulostiko tutuilta ajatuksilta? Alla on listattu yleisimmät kysymykset, joita minulle tulee, vastauksineen. Jos sinulla on jokin kysymys, joka jäi vielä askarruttamaan niin ole minuun yhteydessä – kerron mielelläni lisää.
Mikä ihmeen assistenttipalvelu?
Assistenttipalvelulla tarkoitetaan sitä kun yritys tai yksinyrittäjä palkkaa ulkopuolisen ammattilaisen hoitamaan erilaisia yrityksen hallinnollisia ja avustavia tehtäviä. Eli toisin sanoen ulkoistaa hallinnolliset tehtävät alan ammattilaiselle. Assistentti voi toimia joko yrityksen omissa tiloissa tai olla ns. virtuaaliassistentti eli tehdä työt etänä. Ulkoistamalla hallinnolliset työt yritys säästyy aikaavieviltä rekrytoinneilta ja henkilöstökuluilta, ulkoistetulle assistenttipalvelulle maksat vain siitä työstä jonka sillä hetkellä tarvitset.
Missä kaikessa assistenttipalvelu voi olla apunani?
Assistenttipalveluyritykset tarjoavat monipuolista tukea yrityksille ja yrittäjille eri osa-alueilla. Tarjottavat palvelut vaihtelevat palveluntarjoajasta riippuen, mutta minun kauttani on mahdollista saada apua muun muassa asiakaspalvelussa, ajanhallinnassa, tiedonhaussa, raportoinnissa, yritysmatkustuksessa ja -tapahtumissa, viestinnässä ja taloushallintoa avustavissa tehtävissä. Palvelukokonaisuus räätälöidään aina asiakkaan toiveiden mukaan, mukana voi siis olla myös yksilöllisiä asiakasyritykselle tarpeellisia tehtäviä, joita ei edellä mainittu.
Mitä hyötyä assistenttipalveluista on yritykselle?
Assistenttipalveluiden suurimmat hyödyt yrityksille on kustannustehokkuus, skaalautuvuus ja nopeus. Lisää ulkoistamisen hyödyistä löydät edellisestä blogikirjoituksestani: Ulkoistamalla tehoa työhön – 5 syytä miksi palkata assistentti. Kannattaa käydä lukasemassa!
Kuinka assistenttipalvelu käytännössä toimii?
Assistenttipalveluiden toimintatavat vaihtelevat yritysten välillä, mutta yleensä ne noudattelevat seuraavaa kaavaa.
1. Yhteydenotto / Konsultaatio – Kartoitetaan asiakkaan tarpeet ja määritellään odotukset, kerrotaan palveluista sekä palveluntarjoajasta.
2. Suunnitelma – Konsultaation pohjalta laaditaan suunnitelma minkälainen palvelukokonaisuus hyödyttäisi parhaiten asiakkaan liiketoimintaa. Asiakas saa suunnitellusta palvelukokonaisuudesta tarjouksen.
3. Toimeksiantosopimus – Asiakkaan hyväksyessä tarjouksen tehdään tilatusta palvelukokonaisuudesta toimeksiantosopimus.
4. Tiedonjako – Asiakas jakaa tarvittavan materiaalin ja oleelliset tiedot assistentille. Tämä tapahtuu joko fyysisesti ulkoisten muistien kautta, sähköpostitse, pilvipalveluilla tai muulla sovitulla tavalla.
5. Työn toteutus – Assistentti suorittaa tehtävät toimeksiantosopimuksen mukaisesti. Toimeksiantosopimuksen aikana tehokas viestintä asiakkaan ja assistentin välillä on olennaista. Viestintä tapahtuu ennaltasovitusti joko paikan päällä, puhelimitse, sähköpostitse tai jonkin viestintäalustan kautta.
6. Raportointi ja palaute – Pidemmissä sopimuksissa assistentti väliraportoi säännöllisesti tilaajalle tehtävien edistymisestä. Lyhyemmissä tehtävissä raportointi tapahtuu toimeksiannon päätyttyä. Loppuraportissa ilmenee yksilöidysti tehdyt toimenpiteet ja niihin käytetty aika. Toimeksiannon päättyessä asiakas saa palautelomakkeen, jolla kartoitetaan asiakastyytyväisyyttä.
7. Laskutus – Ikiqu Management Oy:n laskutus tapahtuu lyhyiden toimeksiantojen osalta niiden päättyessä ja pitkien sopimusten kohdalla yleisesti kerran kuukaudessa. Laskutuksen perusteena on toimeksiantosopimuksessa määritelty hinta.
Miten löydän sopivan assistentin yritykselleni?
Kannustan jokaista joka suunnittelee hallinnollisten tehtävien tai markkinoinnin ulkoistamista, käyttämään monien assarien tarjoamaa ilmaista konsultaatiota. Konsultaatio ei velvoita asiakasta mihinkään ja sen aikana huomaa kyllä jos yhteyttä ei synny ollenkaan. Jokaisella palveluntarjoajalla on myös omat erikoisosaamisalat, jotka kannattaa toki selvittää varsinkin jos haluaa jotain yksilöidympää palvelua.
Kuinka nopeasti saan apua?
Parhaimmillaan jo samana päivänä. Ottamalla yhteyttä assistenttipalveluun saat saman tien arvion milloin tehtävä saadaan suoritettua.
Kuinka turvallista on jakaa yrityksen salaisia tietoja ulkoistetulle assistentille?
Tietoturva ja yksityisyys pitäisi olla nykymailmassa jo jokaisen yrityksen prioriteettilistalla ensimmäisenä. Ikiqu Management Oy:ssä ymmärrämme, että yrityksen salaiset tiedot ovat äärimmäisen arvokkaita ja niiden turvallisuus on ensiarvoisen tärkeää. Käsittelemme kaikkea asiakkaalta tullutta materiaalia erityisellä huolellisuudella. Käytämme asianmukaista infraa tietoturvallisuuden takaamiseksi, emmekä jaa asiakkaiden tietoja kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta.
Kuinka paljon hallinnollisten tehtävien ulkoistaminen maksaa?
Ikiqu Management Oy:llä tuntiveloitus on alk. 40€ € + alv. 24%. Erikoistehtävien osalta tuntihinta määritellään sopimuksessa. Pidemmät toimeksiannot hinnoitellaan sopimuksen laajuudeen ja työtehtävien mukaan. Hintoihin lisätään mahdolliset matkakulut.
Entä jos en ole tyytyväinen?
Haluan, että jokainen asiakas on 100% tyytyväinen ostamaansa palveluun, lupaan siis täyden tyytyväisyystakuun asiakkailleni.